Le Défenseur des droits (ou son délégué) peut être saisi par un particulier (quels que soient sa nationalité, son âge, son domicile), une association ou un groupement ou une société.

Avant de saisir le Défenseur des droits, vous devez faire toutes les démarches nécessaires auprès de l'administration ou de l'organisme public concerné. Par exemple, introduire un recours administratif contre la décision contestée.

Les services du Défenseur des droits sont gratuits.

Le Défenseur des droits vérifie tout d'abord que votre demande relève de sa compétence. Si ce n'est pas le cas, il vous oriente vers les personnes ou organismes qui peuvent vous aider.

Si le Défenseur des droits estime que votre demande relève de sa compétence, il mène une enquête (recueil des informations lui permettant de connaître la situation en cause).

Si votre demande concerne une erreur de procédure, une incompréhension, une défaillance d'une administration, le Défenseur des droits va essayer de régler de manière amiable le conflit.

Si le règlement amiable n'est pas possible, le Défenseur des droits fait une recommandation à l'administration concernée. Il peut par exemple lui demander de régler le problème d'une personne dans un certain délai. L’administration doit tenir au courant le Défenseur des droits des suites données à sa recommandation.

Si un professionnel a commis une faute ou une discrimination, le Défenseur des droits peut demander d'engager des poursuites disciplinaires ou de prendre une sanction. Par exemple, en cas de non respect de la déontologie par un professionnel de la sécurité.

Le Défenseur des droits peut aussi établir des recommandations générales (problématiques importantes) et proposer aux autorités de modifier la loi.

Le Défenseur des droits ne peut pas remettre en cause une décision de justice, mais il peut présenter ses observations devant toutes les juridictions. Il intervient en toute indépendance et ne représente aucune des parties.